Algemene Voorwaarden

Artikel 1 — Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Cortex: Cortex B.V., gevestigd te Grolloo, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, aanbieder van het Cortex-platform voor notariskantoren.
2. Opdrachtgever: het notariskantoor of de (kandidaat-)notaris dat/die een overeenkomst sluit met Cortex.
3. Platform: de software-as-a-service-oplossing van Cortex waarmee Opdrachtgever notariële dossiers voorbereidt, bewaakt en verwerkt.
4. Dossier: een door Opdrachtgever in het Platform aangemaakt en verwerkt dossier, waaronder begrepen akten, bijlagen, correspondentie en registratie-uitkomsten.
5. Overeenkomst: de tussen Cortex en Opdrachtgever gesloten overeenkomst tot het gebruik van het Platform, inclusief deze algemene voorwaarden.
6. Vergoeding: het door Opdrachtgever aan Cortex verschuldigde bedrag voor het gebruik van het Platform en voor het verwerken van Dossiers.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, aanbieding en Overeenkomst tussen Cortex en Opdrachtgever, evenals op alle uit die Overeenkomst voortvloeiende verbintenissen.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden uitsluitend indien deze schriftelijk door Cortex zijn aanvaard.
3. De toepasselijkheid van door Opdrachtgever gehanteerde algemene (inkoop)voorwaarden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig blijkt of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen de nietige of vernietigde bepaling vervangen door een bepaling die de strekking zoveel mogelijk benadert.

Artikel 3 — Totstandkoming van de Overeenkomst

1. Alle offertes en aanbiedingen van Cortex zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
2. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever een door Cortex uitgebracht aanbod schriftelijk aanvaardt, dan wel op het moment waarop Cortex feitelijk met de uitvoering begint.
3. Kennelijke verschrijvingen en vergissingen in offertes binden Cortex niet.

Artikel 4 — Uitvoering van de dienstverlening

1. Cortex spant zich ervoor in het Platform met zorg, vakbekwaamheid en volgens de in de branche geldende normen te leveren. Alle verbintenissen van Cortex gelden als inspanningsverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk een resultaat is overeengekomen.
2. Cortex is gerechtigd het Platform van tijd tot tijd aan te passen, te verbeteren of uit te breiden, mits de kernfunctionaliteit wezenlijk in stand blijft.
3. De notaris blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en juridische werking van elk Dossier en van elke akte. Cortex treedt nimmer op als notaris, juridisch adviseur of poortwachter.
4. Automatisering binnen het Platform is ondersteunend, nooit beslissend. Elke door het Platform voorbereide handeling dient door Opdrachtgever of een onder haar verantwoordelijkheid werkzame medewerker te worden gecontroleerd en bevestigd, vóórdat deze rechtsgevolg krijgt.
5. Cortex is gerechtigd bij de uitvoering gebruik te maken van derden, waaronder infrastructuurleveranciers zoals Microsoft Azure en koppelpartijen zoals Kadaster, KVK, BRP, WOZ-loket en ECH.

Artikel 5 — Verplichtingen Opdrachtgever

1. Opdrachtgever draagt zorg voor juiste, volledige en tijdige aanlevering van gegevens die voor de uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijk zijn.
2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor veilig gebruik van accounts, toegangscodes en tweefactorauthenticatie. Opdrachtgever meldt een vermoeden van ongeoorloofd gebruik onverwijld aan Cortex.
3. Opdrachtgever houdt zich bij het gebruik van het Platform aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Wet op het notarisambt, de Wwft, de AVG en verordeningen en richtlijnen van de KNB.
4. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor inhoudelijke controle van dossiers, aktes en beslissingen die mede op basis van het Platform tot stand komen.

Artikel 6 — Vergoeding en betaling

1. Opdrachtgever is aan Cortex de in de Overeenkomst opgenomen Vergoeding verschuldigd.
2. Facturen dienen binnen dertig (30) dagen na factuurdatum te worden voldaan. Bij overschrijding is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is zij de wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke kosten verschuldigd.
3. Cortex is gerechtigd de Vergoeding jaarlijks per 1 januari te indexeren op basis van de CBS-consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens), na voorafgaande schriftelijke aankondiging.
4. Bij langdurige betalingsachterstand is Cortex gerechtigd de toegang tot het Platform geheel of gedeeltelijk op te schorten, na schriftelijke ingebrekestelling en een redelijke termijn voor nakoming.

Artikel 7 — Aansprakelijkheid

1. Cortex is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks en aantoonbaar gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Cortex in de nakoming van de Overeenkomst.
2. Aansprakelijkheid van Cortex voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt in ieder geval, doch niet uitsluitend, verstaan: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, vertragingsschade, reputatieschade, verlies of corruptie van data, schade wegens tuchtrechtelijke maatregelen, schade door beslissingen van de notaris, schade door handelen of nalaten van cliënten of derden, en elke andere vorm van vervolgschade.
3. Voor zover Cortex ondanks het bepaalde in lid 2 aansprakelijk zou zijn voor vervolgschade, gevolgschade of enige andere schade, is deze aansprakelijkheid per gebeurtenis en per Dossier beperkt tot het bedrag dat Cortex voor het verwerken van het betreffende Dossier van Opdrachtgever daadwerkelijk heeft ontvangen. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt daarbij als één gebeurtenis.
4. Indien de schade niet aan een specifiek Dossier is toe te rekenen, is de aansprakelijkheid van Cortex per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever in de drie (3) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Cortex heeft betaald.
5. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Cortex zelf of van haar leidinggevenden.
6. Opdrachtgever vrijwaart Cortex voor aanspraken van cliënten van Opdrachtgever en van andere derden die verband houden met het gebruik van het Platform door Opdrachtgever, tenzij deze aanspraken uitsluitend het gevolg zijn van opzet of bewuste roekeloosheid van Cortex.
7. Elke aanspraak op schadevergoeding vervalt indien Cortex niet binnen twaalf (12) maanden na ontdekking van het schadeveroorzakende feit schriftelijk aansprakelijk is gesteld.

Artikel 8 — Overmacht

1. Cortex is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen of uitval bij infrastructuurleveranciers (waaronder Microsoft Azure), storingen of beperkingen bij externe registers (Kadaster, KVK, BRP, WOZ-loket, ECH), overheidsmaatregelen, cyberaanvallen, DDoS-aanvallen, uitval van telecommunicatievoorzieningen, stakingen en pandemieën.
2. Duurt de overmacht langer dan zestig (60) dagen, dan zijn beide partijen gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat Cortex tot enige schadevergoeding gehouden is.

Artikel 9 — Intellectuele eigendom

1. Alle rechten van intellectuele eigendom op het Platform, daaronder begrepen broncode, modellen, templates, documentatie, knowhow en merken, berusten uitsluitend bij Cortex of haar licentiegevers.
2. Opdrachtgever verkrijgt gedurende de looptijd van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op het Platform, uitsluitend ten behoeve van haar eigen bedrijfsvoering.
3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan het Platform te kopiëren, te reverse-engineeren, te ontleden of aan derden ter beschikking te stellen, behoudens voor zover dwingendrechtelijk toegestaan.
4. Data die door Opdrachtgever in het Platform wordt ingevoerd, blijft eigendom van Opdrachtgever en/of de betreffende cliënt. Cortex verkrijgt daarop geen rechten, anders dan noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 10 — Vertrouwelijkheid en geheimhouding

1. Partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen vertrouwelijk, zowel tijdens als na afloop van de Overeenkomst.
2. Cortex erkent de geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht van de notaris en richt haar systemen, processen en personeelsafspraken zó in dat die geheimhouding te allen tijde kan worden nagekomen.
3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover een wettelijke verplichting tot openbaarmaking bestaat of informatie rechtmatig uit andere bron is verkregen.

Artikel 11 — Verwerking persoonsgegevens

1. Bij de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van Opdrachtgever treedt Cortex op als verwerker in de zin van de AVG. Opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke.
2. De afspraken over de verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, die integraal onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst.
3. Cortex verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (Microsoft Azure EU).

Artikel 12 — Beveiliging

1. Cortex treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van het Platform en van de daarin opgeslagen gegevens. Deze maatregelen omvatten onder meer encryptie, rollen-gebaseerde toegang, volledige audittrail en periodieke penetratietesten.
2. Cortex streeft naar ISO 27001-certificering, waarvan de afronding is gepland in het vierde kwartaal van 2026.
3. In het geval van een datalek zoals bedoeld in de AVG informeert Cortex Opdrachtgever onverwijld na ontdekking, en verleent Cortex redelijke medewerking aan de verplichtingen van Opdrachtgever jegens de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

Artikel 13 — Duur en beëindiging

1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in de Overeenkomst genoemde termijn en wordt daarna telkens stilzwijgend verlengd met een periode van één (1) jaar, tenzij één van partijen uiterlijk drie (3) maanden voor afloop van de lopende termijn schriftelijk opzegt.
2. Bij beëindiging van de Overeenkomst heeft Opdrachtgever recht op een volledige export van haar data in een gangbaar en gestructureerd formaat, gedurende ten minste dertig (30) dagen na einde van de Overeenkomst.
3. Cortex is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst op te zeggen of te ontbinden in geval van faillissement, surseance van betaling of materiële wanprestatie van Opdrachtgever.
4. Verplichtingen die naar hun aard doorwerken na beëindiging — waaronder aansprakelijkheid, geheimhouding, intellectuele eigendom en toepasselijk recht — blijven ook na beëindiging onverminderd van kracht.

Artikel 14 — Klachten

1. Klachten over de dienstverlening of over een factuur dienen binnen dertig (30) dagen na constatering schriftelijk en gemotiveerd aan Cortex te worden gemeld.
2. Cortex streeft ernaar klachten binnen tien (10) werkdagen af te handelen, of, indien dat niet mogelijk is, binnen die termijn een indicatie te geven van de afhandeltermijn.

Artikel 15 — Wijziging van de voorwaarden

1. Cortex is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen vóór inwerkingtreding schriftelijk of per e-mail aan Opdrachtgever bekendgemaakt.
2. Indien Opdrachtgever een wezenlijke, voor haar nadelige wijziging niet accepteert, is zij gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de wijziging in werking treedt.

Artikel 16 — Toepasselijk recht en geschillen

1. Op de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met de Overeenkomst worden, voor zover zij niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, in eerste aanleg bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen.