Cortex

Van koopovereenkomst naar akte.
Zonder handmatig werk.

Cortex automatiseert de hele keten, niet één proces. Per dossier werkt Cortex door zes fases heen, ingericht op de werkwijze van jouw kantoor. Cortex doet het werk en zet het klaar, de behandelaar bepaalt. Bewezen in de praktijk, met drie jaar ervaring op 15 kantoren en 25.000+ aktes.

Ondertekening van een akte bij de notaris
De zes fases

Één dossierlijn, van intake tot archief

Cortex bereidt in elke fase het werk voor. De behandelaar bevestigt per stap. Eindverantwoordelijkheid blijft altijd bij de notaris.

01

Intake

Cortex legt het dossier aan en transcribeert ingekomen stukken. De behandelaar controleert en plant de vervolgstappen.

Inclusief meerdere deelstappen
02

Partijen

Partijen worden gekoppeld en automatisch gerechercheerd. De behandelaar controleert de uitkomsten.

Inclusief meerdere deelstappen
03

Compliance

Wwft-toepasselijkheid, identificatie en verificatie, UBO-structuur, PEP- en sanctielijstcontrole, risicobeoordeling, monitoring van gelden en eventuele meldingen worden klaargezet. De behandelaar beoordeelt.

Inclusief meerdere deelstappen
04

Registergoed

Registergoederen worden gekoppeld. KBO/HBO-recherche, brondocumenten en ECH-vestigingen (opvragen uitbetaling, sluitnota, passeerbevestiging) verlopen geautomatiseerd. De behandelaar accordeert.

Inclusief meerdere deelstappen Alleen bij vastgoeddossiers
05

Akte

Akten en nota's worden opgemaakt, ontwerpstukken verzonden. De notaris bespreekt en ondertekent met de cliënt. Digitaal passeren en digitaal ondertekenen worden ondersteund.

Inclusief meerdere deelstappen
06

Executie

Gelden ontvangen en uitboeken, passering, CDR-registratie, Kadaster-inschrijving, aangifte overdrachtsbelasting, afschriften en archivering. Automatisch afgerond.

Inclusief meerdere deelstappen

Cliëntcontact zit waar het thuishoort, in het dossier. Cortex past zich aan jouw werkwijze aan, niet andersom.

De voortgang van een dossier in Cortex, verdeeld over zes fases

Schermbeeld uit Cortex: de voortgang van een levering met hypotheek. Voorbeelddossier met testgegevens.

Notaris in gesprek met cliënt aan het bureau
De ondertekening blijft mensenwerk
Overzicht

Niet meer in de hoofden.
Wel op het dashboard.

Zodra het proces is geautomatiseerd, wordt planning een rekensom. Cortex rekent vanaf elke passeerdatum terug: wanneer moet de recherche klaar zijn, wanneer moeten stukken opgevraagd, wanneer moet compliance rond zijn, wanneer gaat de ontwerpakte naar de cliënt.

Het kantoor weet op elk moment precies waar ieder dossier staat. Geen afhankelijkheid van wat een behandelaar toevallig onthoudt. Geen dossiers die opeens krap zitten. Geen losse to-do-lijstjes.

  • Terugrekenen vanaf de passeerdatum, automatisch
  • Eén dashboard voor alle lopende dossiers, per behandelaar of per vestiging
  • Signalering van dossiers die uit de pas lopen
  • Snel overdraagbaar bij vakantie, ziekte of wisseling van behandelaar
  • Managementinformatie zonder dat iemand het handmatig uitdraait
Dossier
Bouwstraat 70
Passeerdatum vr 8 mei
  • Partijen gerechercheerd−14 dagen
  • Brondocumenten opgevraagd−10 dagen
  • Compliance afronden−5 dagen
  • Ontwerpakte naar cliënt−3 dagen
  • Cliëntbespreking & passeren0
Je eigen dossiers op een tijdlijn van veertien dagen. Per dossier zie je wat wanneer moet gebeuren: compliance, Kadaster, akte, passeren en executie.
Mijn werk in Cortex: de eigen dossiers op een tijdlijn van veertien dagen
Het werkbakje met nieuwe verzoeken en de planning per medewerker. Je ziet in één oogopslag waar het druk wordt.
Het werkoverzicht van een kantoor in Cortex
Wat vandaag en deze week af moet, per dossier en per behandelaar. Dossiers die de passeerdatum dreigen te missen staan bovenaan.
Milestones van deze week in Cortex
Verschuif dossiers tussen collega's als de werkdruk scheef ligt. Cortex stelt voor welke dossiers geschikt zijn om over te dragen.
Resource planning in Cortex

Schermbeelden uit Cortex met voorbeeldgegevens.

Sturen op operatie, financiën en mensen

Operationeel

Waar elk dossier staat, wat deze week af moet en waar de werkdruk scheef ligt. De schermbeelden hierboven komen uit dit dashboard.

Financieel

Voor de boekhouding en de maatschap. De cijfers uit het dossier en uit de boekhouding op één plek.

HR

Bezetting en capaciteit per medewerker en per vestiging, zodat je ziet waar ruimte zit en waar het knelt.

Het financiële dashboard en het HR-dashboard laten we zien in een demo.

Functionaliteiten

Wat Cortex voor je doet

  • Dossieropbouw en statusbewaking
  • Register-integraties
  • Wwft-controles en audittrail
  • Correspondentie
  • Automatische akteproductie
  • Nota-berekeningen
  • Overzichtsdashboard per dossier en kantoor
  • Terugrekenen vanaf de passeerdatum
Niet meer nodig

Wat je niet meer hoeft te doen

  • Dossiers samenstellen
  • Losse tabs voor registers
  • Zelf audittrails bijhouden
  • Correspondentie schrijven
  • Handmatig overtypen
  • Nota's berekenen
  • Dossierstatus uit je hoofd bijhouden
  • Deadlines handmatig terugrekenen
Compliance en Wwft

Wat je Wwft-beleid ook is,
in Cortex werkt het.

Elk kantoor vult de Wwft anders in. Cortex schrijft je niet voor hoe je het doet: wij richten het beleid van jouw kantoor in, zodat het in elk dossier op dezelfde manier wordt uitgevoerd en vastgelegd. Cortex bereidt voor, signaleert en legt vast. De beoordeling blijft bij de notaris.

Lees hoe Cortex jouw Wwft-beleid uitvoert

Cliëntenonderzoek volgens jouw beleid

Identificatie, verificatie, UBO-onderzoek, herkomst van gelden en risicobeoordeling zijn vaste stappen in elk dossier. Ingericht op het Wwft-beleid van je eigen kantoor.

PEP- en sanctiescreening

Elke partij wordt gescreend op PEP-status en tegen de EU-, VN- en Nederlandse sanctielijsten. Cortex legt vast welke lijsten en welke versie zijn geraadpleegd. Een mogelijke treffer beoordeel je zelf, met motivering.

UBO's uit het KVK-register

Cortex haalt de UBO's op uit het UBO-register en zet ze in de eigendomsstructuur van het dossier. De behandelaar bevestigt of wijst af.

Risicobeoordeling met onderbouwing

Cortex weegt cliënt, transactie, geografie, financiering en structuur, en onderbouwt de classificatie met feiten uit het dossier. Wat ontbreekt, wordt benoemd, met de vervolgvraag erbij.

Herkomst van gelden via het portaal

De cliënt beantwoordt de vragen in het klantportaal. De antwoorden landen direct in het Wwft-onderzoek van het dossier, zonder overtypen.

Werkbak en registers voor compliance

PEP- en sanctietreffers, dossiers met verhoogd risico, datalekken, klachten en AVG-verzoeken komen in één werkbak. Het datalekregister, het klachtenregister en de bewaartermijnen houdt Cortex bij.

Compliance-status in Cortex: open Wwft-controles, PEP-uitkomsten in beoordeling en de audittrail per vestiging
Compliance-status per vestiging: waar staan Wwft-controles open, welke PEP-uitkomsten wachten op beoordeling en hoe volledig is de audittrail. Schermbeeld uit Cortex met voorbeeldgegevens.

Verandert er iets in het dossier, dan wordt het onderzoek opnieuw getoetst en vastgelegd.
Bij een onderzoek van het BFT laat je zien wat is gezien én wat ermee is gedaan.

Cortex Bespreking

Van gesprek naar akte,
zonder overdracht ertussen.

De notaris voert het gesprek, Cortex legt het vast. Op de iPad met Apple Pencil, of gewoon op je iPhone. Laat het hele gesprek transcriberen, of gebruik de app als dictafoon: dicteren zoals vroeger, maar dan geïntegreerd met je softwarepakket. Alles staat direct in het dossier en wordt gebruikt voor de verwerking.

  • Het hele gesprek getranscribeerd, op iPad of iPhone
  • Dicteren zoals vroeger, maar dan direct in het dossier
  • Aantekeningen en situatietekening op de iPad gaan mee naar het dossier
  • De vragenlijst die de cliënt vooraf invulde, ligt ernaast
  • De conceptakte staat klaar voor controle

Voor testamenten, levenstestamenten, samenlevingscontracten en huwelijkse voorwaarden. De notaris typt geen verslag meer uit, de behandelaar begint bij een concept.

Een notaris maakt met de Apple Pencil aantekeningen in Cortex Bespreking op de iPad
Klantportaal

Het portaal van je cliënt,
in de huisstijl van jouw kantoor.

Je cliënt ziet hoe het dossier ervoor staat, wat er nog nodig is en wanneer er getekend wordt. Vragenlijsten en documenten komen via het portaal binnen, zonder e-mail, en landen direct in het juiste dossier in Cortex.

  • Inloggen met tweestapsverificatie
  • Vragenlijsten en documenten per dossier, met deadline
  • Berichten met de vaste teksten van het kantoor
  • Veelgestelde vragen, afgestemd op het dossier

Wij maken het portaal op maat: jouw logo, kleuren, teksten en vragenlijsten. Het hele portaal laten we zien in een demo.

Plan een demo
Het klantportaal: het overzicht van de dossiers van een cliënt Het klantportaal: de taken en documenten van een dossier
Koppelingen

Eén systeem, alle registers

Cortex haalt en controleert data rechtstreeks bij de bron. Geen losse tabs, geen overtypen.

KNB-PECBRP, VIS, CIR, CCBR, HGR en CTR
KNB-dienstenCDR, DCI, DCO, DOOS, Digitaal Passeren, Digitaal Protocol en CSS
KadasterKBO, HBO, KIK, SYVAS en WOZ‑waardeloket
KVKHandelsregister, UBO-register en KOS
BankenECH: vestigen en royeren
KantoorAFAS Profit, Microsoft 365 en WID‑scanners
Security en data-soevereiniteit

Data blijft waar hij thuishoort

Notarissen bewaren complete dossiers die veel onthullen over iemands leven, vermogen en relaties. De gevolgen van een datalek zijn bij de notaris bijzonder groot. Daarom nemen we security serieus.

Azure binnen EU

Cortex draait op Azure binnen de Europese Unie, dezelfde infrastructuur als de Outlook-omgeving van kantoren. We zijn aangehaakt bij het KNB-initiatief voor een sectorspecifieke cloud voor het notariaat.

Volledige logging

Elke handeling herleidbaar via audittrail. Altijd inzichtelijk wie wat deed.

Rollen en rechten

Strikte datatoegang op basis van rollen. Alleen zien wat nodig is.

ISO 27001

Certificering in gang gezet, afronding gepland in Q1 2027.

Overstap

Zorgeloze overstap

Geen ingewikkeld implementatietraject. Wij nemen het werk uit handen:

  • Volledige datamigratie vanuit je bestaande systeem
  • Training voor het hele kantoor
  • Begeleiding op locatie tot het echt werkt
  • Een vaste Customer Success Manager die meedenkt met jouw praktijk
  • Inhoudelijke ondersteuning wanneer het nodig is

Geen hoge instapdrempel, maar een aanpak die werkt voor elk kantoor.

Resultaat

Meer snelheid.
Minder fouten.
Meer tijd voor inhoud.

Tot 75% tijdsbesparing.

Plan een demo Vraag de brochure aan