Secretariaat
Telefoon, agenda en mail hangen aan het dossier. Afspraken, stukken en berichten staan op de plek waar iedereen ze terugvindt.
Ervaring op notariskantoren: 15
Het notariaat loopt vast. Cortex maakt het weer werkbaar.
Cortex automatiseert de hele keten van het notariële dossier, van begin tot eind.
Op maat geconfigureerd voor jouw kantoor.
Cortex doet het werk en zet het klaar. De behandelaar bepaalt.
- 15kantoren praktijkervaring
- 25.000+aktes verwerkt
- tot 75%tijdsbesparing
Het probleem
Meer werk, minder mensen en systemen die zijn ontworpen voor een andere tijd.
Meer werk, minder mensen en systemen die zijn ontworpen voor een andere tijd.
Daardoor blijft veel werk handmatig en stapelt het zich op richting de passeerdatum.
Bij de kantoren waar wij werken zien we hetzelfde beeld: de vraag groeit, het aantal notarissen daalt, de werkdruk stijgt. Twee WODC-rapporten (2024 en 2026) bevestigen dat met een magere 6,3 als rapportcijfer voor het beroep.
Tegelijk staat de notariële softwaremarkt al twintig jaar stil. Dezelfde leveranciers, dezelfde systemen, dezelfde frustraties. Ruim 83% van de notarissen ziet kansen voor automatisering, maar die kansen worden niet ingevuld.
De reflex is: we hebben meer mensen nodig. Maar die mensen zijn er steeds minder. Minder dan de helft van de kandidaat-notarissen ambieert nog het ondernemerschap.
Zolang het proces niet verandert, blijft elke groei afhankelijk van extra personeel, en dat is niet houdbaar.
6,3
Rapportcijfer dat notarissen zelf geven aan het beroep.
83%
Van de notarissen ziet kansen in automatisering.
20 jaar
Stilstand in de notariële softwaremarkt.
De oplossing De hele keten,
De hele keten,
niet één proces.
Cortex automatiseert niet één proces en is geen losse AI-assistent naast je pakket. Cortex automatiseert het dossier van begin tot eind: van dossieraanmaak en partijenrecherche tot akteopmaak, CDR-registratie en financiële afwikkeling. Geen confectie, maar op maat geconfigureerd voor jouw kantoor.
Daardoor zit de behandelaar op de stoel van de regisseur en de controleur. Niet meer een groot deel van de dag registers raadplegen, gegevens vergelijken en onthouden welke handeling in welk dossier nog moet. Zo bespaar je tot 75% tijd.
Cortex doet het werk en zet het klaar. De behandelaar bepaalt.
- Intake, partijrecherche en registergoed, automatisch klaargezet
- Compliance: Wwft-onderzoek, PEP- en sanctiescreening en UBO in het dossier, met audittrail
- Akteproductie: van koopovereenkomst tot passeerklare akte, in onroerend goed en familierecht
- Executie: gelden, Kadaster, CDR en archivering automatisch afgerond
- Directe koppelingen met Kadaster, KVK, BRP, WOZ-loket en ECH
Groei wordt niet langer afhankelijk van extra personeel, maar van een efficiënt proces. Bewezen in de praktijk: drie jaar ervaring op 15 kantoren en 25.000+ aktes verwerkt.
Het hele kantoor
We stoppen niet bij de behandelaar.
We stoppen niet bij de behandelaar.
Cortex werkt voor iedereen in de keten.
Wij kijken naar het werk van iedereen die aan een dossier bijdraagt: het secretariaat, de behandelaars, de klerken, de kandidaat-notarissen en de notarissen, maar ook de boekhouding en de ondersteunende afdelingen. Want als je de hele keten helpt, heeft iedereen er baat bij.
Behandelaars en klerken
Recherche, registers en concepten staan klaar. Zij regisseren en controleren, in plaats van opzoeken en overtypen.
Kandidaat-notarissen en notarissen
Het gesprek, het advies en de akte in één lijn. Met overzicht over elk dossier, tot en met het passeren.
Boekhouding
De nota volgt het dossier en de koppeling met de boekhouding doet de rest. Met een eigen financieel dashboard.
Compliance, HR en management
Een werkbak voor compliance en dashboards voor operatie, financiën en HR. Sturen zonder dat iemand lijstjes uitdraait.
Externe partijen
Ook wie je inhuurt, zoals een externe boekhouder of IT-beheerder, krijgt de informatie en de koppelingen om het werk sneller en beter te doen.
Hoe het werkt
Zes fases, één dossier.
Zes fases, één dossier.
Cortex bereidt voor, de behandelaar controleert en bevestigt.
Van intake tot en met executie, Cortex neemt in elke fase het voorwerk uit handen. De behandelaar controleert en bevestigt per stap. Bewezen in de dagelijkse notarispraktijk, op 15 kantoren.
01Intake
02Partijen
03Compliance
04Registergoed
05Akte
06Executie
Meer dan het dossier
Niet alleen in het dossier.
Niet alleen in het dossier.
Ook aan de bespreektafel, bij je cliënt en in je compliance.
Cortex Bespreking
Van gesprek naar akte, op iPad of iPhone
Laat het hele gesprek transcriberen of dicteer zoals vroeger. Alles staat direct in het dossier en Cortex gebruikt het voor de verwerking.
Meer over Cortex Bespreking
Klantportaal
Het portaal van je cliënt, in jouw huisstijl
Je cliënt ziet waar het dossier staat en levert vragenlijsten en documenten aan zonder e-mail. Wij maken het op maat voor jouw kantoor.
Meer over het klantportaal
Compliance en Wwft
Jouw Wwft-beleid, werkend in elk dossier
Wat het beleid van je kantoor ook is, Cortex voert het uit in elk dossier en legt vast wat is geraadpleegd. De notaris beoordeelt.
Meer over compliance Wat levert het op
Elk kantoor wil iets anders bereiken.
Elk kantoor wil iets anders bereiken.
Het kan allemaal.
Minder werkdruk
Het repetitieve werk verdwijnt en deadlines worden bewaakt. Niemand hoeft te onthouden wat er nog moet gebeuren.
Meer efficiëntie
Meer dossiers met dezelfde bezetting. Cortex doet het voorwerk, je team passeert meer aktes zonder langere dagen.
Grip op lopende dossiers
Geen black box meer. Je ziet waar elk dossier staat, waar het druk wordt en hoe het kantoor draait.
De Wwft op orde
De poortwachtersrol aantoonbaar ingevuld, volgens het beleid van je eigen kantoor en in elk dossier vastgelegd.
Uniformiteit
Elk dossier loopt op dezelfde manier, bij elke behandelaar en op elke vestiging. Overdragen bij ziekte of vakantie kost geen moeite.
Meer tijd voor inhoud en cliënten
Minder opzoeken en overtypen. Meer tijd voor het advies, het gesprek en de cliënt.
Talent behouden
Goede mensen blijven voor het vak, niet voor het overtypen. Met minder routinewerk blijft het werk aantrekkelijk.
Vacatures die open blijven
Draai een volledig kantoor met een klein team. Voor het kantoor dat geen mensen kan vinden, en voor de startende notaris.
De business case hangt af van wat jouw kantoor wil bereiken. Die rekenen we samen met je door. Bespreek jouw business case
Resultaat
Meer snelheid.
Meer snelheid.
Minder fouten.
Meer tijd voor inhoud.
Tot 75% tijdsbesparing.