Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Deze privacyverklaring wordt uitgegeven door:

Cortex biedt een softwareplatform waarmee notariskantoren dossiers voorbereiden, bewaken en verwerken. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang en met wie — en welke rechten jij daarbij hebt.

2. Onze dubbelrol onder de AVG

Cortex verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende hoedanigheden.

Wanneer een notariskantoor het Platform gebruikt, zijn de gegevens van diens cliënten, tegenpartijen, bestuurders, UBO's en andere betrokkenen afkomstig uit het kantoor. Het kantoor is dan verwerkingsverantwoordelijke en Cortex handelt als verwerker op basis van een verwerkersovereenkomst.

Voor gegevens die wij zelf verzamelen — via de website, het contactformulier, demonstraties, sales, relatiebeheer en werving — zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerkingen staan hieronder beschreven.

3. Welke gegevens verwerken wij, waarom en op welke rechtsgrond

3.1 Bezoekers van de website

Wanneer je de website bezoekt, verzamelen we technische gegevens die nodig zijn om de site te laten werken en te beveiligen: IP-adres, browsertype, apparaattype, bezochte pagina's en tijdstip.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f) — goede werking en beveiliging van onze site.

3.2 Contactformulier en demo-aanvragen

Als je het demo-formulier of het contactformulier invult, verwerken wij je naam, kantoor, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht. We gebruiken die gegevens uitsluitend om contact op te nemen en de aanvraag op te volgen.

Rechtsgrond: uitvoering van (pre-contractuele) maatregelen op jouw verzoek (art. 6 lid 1 sub b) en — voor opvolgende contactmomenten — gerechtvaardigd belang.

3.3 Klanten en relatiebeheer

Van klanten en contactpersonen houden wij gegevens bij die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, facturatie, support en relatiebeheer: NAW, functie, zakelijke contactgegevens, gespreksnotities en facturen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c).

3.4 Sollicitanten

Bij sollicitaties verwerken we de gegevens die de sollicitant zelf aanlevert, zoals CV, motivatiebrief en contactgegevens. Deze gegevens worden binnen vier weken na afronding van de procedure verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming geeft om ze langer te bewaren.

Rechtsgrond: pre-contractuele maatregelen op verzoek (art. 6 lid 1 sub b) en, bij langere bewaring, toestemming (art. 6 lid 1 sub a).

4. Dossierdata van notariskantoren

Voor gegevens die notariskantoren via het Platform verwerken (cliënten, tegenpartijen, aktes, identificatiebescheiden, Wwft-bevindingen, registerdata) geldt dat het kantoor verantwoordelijk blijft. Cortex verwerkt deze data uitsluitend:

• in opdracht en volgens de instructies van het kantoor;
• op basis van een verwerkersovereenkomst conform AVG art. 28;
• binnen de Europese Economische Ruimte (Microsoft Azure EU);
• met respect voor de geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht van de notaris.

Voor vragen over de verwerking van dossierdata kan een betrokkene zich in eerste instantie wenden tot het notariskantoor waarmee hij of zij een relatie heeft.

5. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die voor ons werken, en alleen voor zover noodzakelijk:

• Microsoft Azure (EU) — infrastructuur en hosting.
• Externe registers waarmee het Platform koppelt (Kadaster, KVK, BRP, WOZ-loket, ECH), voor zover het kantoor daar opdracht toe geeft.
• E-mail-, telefonie- en ticketleveranciers voor onze eigen bedrijfsvoering.
• Accountants, juristen en andere adviseurs, onder geheimhouding en alleen voor zover noodzakelijk.

Met elk van deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst of equivalent waarin beveiliging en vertrouwelijkheid zijn vastgelegd. Wij dragen persoonsgegevens niet door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij passende waarborgen op grond van de AVG zijn getroffen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. Concreet:

• Technische loggegevens van de website: maximaal 12 maanden.
• Contactformulieren en demo-aanvragen: maximaal 24 maanden na het laatste contactmoment.
• Klant- en relatiegegevens: zolang de overeenkomst loopt en maximaal 7 jaar daarna in verband met de fiscale bewaarplicht.
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding, of 1 jaar bij uitdrukkelijke toestemming.
• Dossierdata in het Platform: zolang het notariskantoor als verwerkingsverantwoordelijke dit bepaalt en uiterlijk tot het einde van de verwerkersovereenkomst.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• versleuteling in transport (TLS) en in rust;
• strikte rollen- en rechtenstructuur;
• volledige audittrail van handelingen in het Platform;
• periodieke penetratietesten en kwetsbaarhedenscans;
• een informatiebeveiligingsbeleid dat aansluit op ISO 27001 (certificering voorzien in Q4 2026).

In het geval van een datalek informeren wij onverwijld de betrokken verwerkingsverantwoordelijke (voor dossierdata: het notariskantoor), en melden wij zelf als dat van toepassing is aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je — voor zover Cortex verwerkingsverantwoordelijke is — de volgende rechten:

• inzage in de gegevens die wij van je verwerken;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• verwijdering ("recht op vergetelheid"), voor zover er geen andere bewaargrond is;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• dataportabiliteit;
• intrekken van toestemming, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
• het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Voor dossierdata richt je je in eerste instantie tot het notariskantoor waar de gegevens worden verwerkt. Voor verzoeken die Cortex zelf raken kun je mailen naar privacy@cortex.nl. Wij reageren binnen één maand.

9. Cookies

De Cortex-website gebruikt uitsluitend functionele en analytische cookies die geen of slechts beperkte inbreuk maken op de privacy van bezoekers. Hiervoor is op grond van de cookiewet geen toestemming vereist. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies van derden.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij gewijzigde wetgeving, nieuwe functionaliteit in het Platform of andere leveranciers. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij aan op deze pagina en, waar dat passend is, per e-mail aan onze contactpersonen.

11. Contact

Vragen, opmerkingen of verzoeken over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw gegevens? Neem contact met ons op: